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Planilha eletrônica com instrumentos de gestão de documentos relativos às atividades-meio

Escrito por José Márcio Batista Rangel | Publicado: Segunda, 17 de Agosto de 2020, 11h37 | Última atualização em Segunda, 17 de Agosto de 2020, 11h44

O Arquivo Nacional vem disponibilizar planilha eletrônica com o Código de classificação de documentos – CCD e a Tabela de temporalidade e destinação de documentos – TTDD relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal, aprovados pela Portaria nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, do Arquivo Nacional, bem como a Tabela de equivalência, que apresenta as alterações da versão aprovada pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, atualmente revogada.
A planilha eletrônica está sendo disponibilizada com o objetivo de auxiliar na exportação dos instrumentos de gestão e da Tabela de equivalência para uso nos sistemas informatizados dos órgãos e entidades. São apresentados em três guias de planilhas distintas, em único arquivo XLSX com adequações e sem formatação, para que seja facilitado o uso dos dados.


Guia CCD

O CCD foi incluído com as notas explicativas em todos os descritores, conforme apresenta a sua nova versão. O uso das notas explicativas em sistemas informatizados auxiliará na atividade de classificação, possibilitando maior segurança ao servidor que realizará a atividade. Também foi incluída a indicação de permissão de uso das classes, a fim de que seja feita a classificação somente nos níveis permitidos.

- CÓDIGO: codificação numérica das classes, subclasses, grupos e subgrupos.
- DESCRITOR DO CÓDIGO: termos que descrevem os conjuntos documentais do código correspondente.
- NOTAS EXPLICATIVAS: informações e esclarecimentos sobre os conjuntos documentais que devem ser classificados no código correspondente.
- INDICAÇÃO DE USO: indica a permissão de uso do código para classificar documentos (SIM ou NÃO). Quando a classe ou sub-classe não forem indicadas para uso, os documentos devem ser classificados apenas nos níveis subordinados.


Guia TTDD

Na TTDD estão apresentados os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final, ou seja, a eliminação ou a guarda permanente dos conjuntos documentais classificados, de acordo com o CCD.

- CÓDIGO: codificação numérica das classes, subclasses, grupos e subgrupos.
- DESCRITOR DO CÓDIGO: termos que descrevem os conjuntos documentais do código correspondente.
- PRAZO DE GUARDA/ Fase corrente e intermediária: tempo necessário para que os conjuntos documentais sejam mantidos em cada fase.
- DESTINAÇÃO FINAL: decisão sobre o destino final a ser aplicado aos conjuntos documentais classificados em cada código.
- OBSERVAÇÕES: aplicação dos prazos de guarda e da destinação final ou procedimento específico a ser adotado em determinada situação.

 

Guia TABELA_EQUIVALENCIA

Na Tabela de equivalência consta a correlação dos códigos de documentos já classificados em sistemas informatizados, conforme a Resolução nº 14, de 2001, do CONARQ, e que devem ser relacionados aos novos códigos, aprovados pela Portaria nº47, de 2020, do AN.
- CÓDIGO: codificação numérica das classes, subclasses, grupos e subgrupos.
- DESCRITOR DO CÓDIGO

 

Baixe aqui essas instruções para uso da planilha

Baixe aqui a planilha eletrônica com instrumentos de gestão de documentos relativos às atividades-meio


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