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Informe Técnico sobre a autorização pelo Arquivo Nacional para eliminação de documentos financeiros.

Escrito por Arquivo Nacional | Publicado: Terça, 31 de Julho de 2018, 10h25 | Última atualização em Terça, 31 de Julho de 2018, 10h27 | Acessos: 1436

Considerando os prazos de guarda e a destinação final estabelecidos na Tabela
Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às
atividades-meio da Administração Pública, aprovada pela Resolução nº 14, de 24
de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ);

Considerando o parágrafo 2º do artigo 10º da Lei nº 8.443, de 16 de julho de 1992,
que determina que a decisão definitiva, em processo de tomada ou prestação de
conta, é a decisão pela qual o TCU julga as contas como regulares, regulares com
ressalva ou irregulares;

Considerando o artigo 5º da Portaria-TCU nº 108, de 6 de maio de 2005, que
determina que os documentos produzidos e recebidos pelo TCU deverão ser
classificados de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo
referente às atividades-fim;

Considerando o artigo 7º da Portaria-TCU nº 108, de 6 de maio de 2005, que
determina que os prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e
recebidos pelo TCU serão atribuídos com o que dispõe a Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos referente às atividades-fim; e

Considerando a Portaria-TCU nº 101, de 24 de abril de 2008, que altera a
Portaria-TCU nº 108, de 2005, que dispõe sobre procedimentos e ações de gestão
documental no TCU.

O Arquivo Nacional, para os documentos que necessitam da aprovação de contas
pelo TCU para serem eliminados, informa que:

1º) será autorizada a eliminação dos conjuntos documentais cujas contas foram
julgadas e aprovadas pelo Tribunal como regulares e regulares com ressalva e
nos casos em que os processos de prestação ou tomada de contas foram
descartados;

2º) não será autorizada a eliminação dos conjuntos documentais cujas contas
foram julgadas irregulares.

3º) não será autorizada a eliminação dos conjuntos documentais nos casos
relacionados abaixo:
- processo arquivado;
- arquivamento dos autos, sem baixa na responsabilidade dos responsáveis;
- arquivamento dos autos, com baixa na responsabilidade dos responsáveis;
- quitação de responsabilidade;
- processo encerrado;
- processo encerrado, com baixa na responsabilidade dos responsáveis.

Nestes casos, o órgão ou entidade deverá solicitar ao TCU esclarecimentos e
informações sobre o estado das contas, isto é, se foram julgadas e aprovadas
como regulares, regulares com ressalva ou irregulares, bem como a data de
aprovação das contas dos exercícios em questão.

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