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Gestão de Documentos

Gestão de Documentos em Sistemas Informatizados

Escrito por Mirian Lopes Cardia | Publicado: Segunda, 10 de Outubro de 2016, 15h26 | Última atualização em Terça, 18 de Junho de 2019, 14h20 | Acessos: 5054

As equipes de documentos digitais e de permanência digital da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos – COGED prestam orientações técnicas aos órgãos e/ou entidades do poder executivo federal, para apoiarem a implantação de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos – SIGAD e integração desses sistemas com um repositório arquivístico digital confiável – RDC-Arq.

Os documentos arquivísticos digitais devem ser gerenciados, desde a sua produção, por um SIGAD. De acordo com a Instrução Normativa SLTI nº 4, de 11 de setembro de 2014, esses sistemas informatizados adquiridos ou desenvolvidos pelos órgãos e/ou entidades do poder executivo federal tem que estar em conformidade com o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil.

Visando a preservação dos documentos produzidos em um SIGAD, é importante a integração deste com um RDC-Arq. O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ aponta diretrizes para repositórios arquivísticos digitais confiáveis, para o arquivamento e manutenção dos documentos arquivísticos digitais em suas fases corrente, intermediária e permanente.

 


Recomendações para elaboração de política de preservação digital

No decorrer do ciclo de vida dos documentos arquivísticos digitais, os procedimentos e estratégias adotados com vistas a sua preservação devem ser regidos pela política de preservação de documentos arquivísticos digitais e estar em consonância com os princípios por ela estabelecidos, com a política arquivística institucional e com o programa de gestão de documentos a fim de garantir não só sua preservação como também sua autenticidade.

Acesse o documento com as recomendações para elaboração de política de preservação de documentos arquivísticos digitais.

Recomendações sobre o uso do SEI nos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal

O documento "Recomendações para uso do SEI nos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal" tem como objetivo orientar às boas práticas arquivísticas na produção, no uso e na manutenção dos documentos arquivísticos digitais no Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

Diante do crescente número de órgãos e entidades que aderiram ou estão aderindo ao SEI e do decorrente aumento da massa documental digital produzida, justificam-se as orientações para que não haja risco de perda da confiabilidade, da autenticidade e dos próprios documentos.

Considerações do AN sobre o Sistema Eletrônico de Informações (SEI)

O Arquivo Nacional, para oferecer subsídios aos questionamentos sobre o uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), criou pela Portaria nº 157, de 24 de agosto de 2015, o Grupo de Trabalho – GT SEI Avaliação, com o objetivo de promover o exame da conformidade do SEI com o e-ARQ Brasil, com os pressupostos normativos e com as boas práticas da gestão documental.

Acesse o documento com as reflexões desenvolvidas pelos técnicos do Arquivo Nacional, especialistas em gestão e preservação de documentos digitais.

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